Domaines, hôtels de caractère, forêt, château : Fontainebleau attire de nombreux séminaires et événements d’entreprise. Mais un lieu d’exception à une heure de Paris pose une question logistique : comment faire venir vos participants, puis les déplacer sur place, sans que l’organisation ne prenne le dessus sur l’événement ?
Recenser les arrivées avant tout
La première étape consiste à savoir qui arrive, d’où et à quelle heure. Dressez la liste des points d’arrivée de vos participants : aéroport d’Orly, Roissy-Charles-de-Gaulle, gare de Lyon ou gare de Fontainebleau-Avon. Notez pour chacun le numéro de vol ou de train : c’est ce qui permettra d’ajuster les prises en charge en cas de retard.
Regrouper intelligemment
Plutôt qu’un véhicule par personne, regroupez les arrivées proches dans le temps. Un van accueille jusqu’à 7 passagers et leurs bagages ; pour les dirigeants ou les intervenants, une berline premium offre un trajet plus calme pour préparer une intervention. Nous coordonnons plusieurs véhicules à la même arrivée si nécessaire.
Les distances à connaître
- Orly – Fontainebleau : environ 58 km et 45 minutes, à partir de 116 € en Standard.
- Roissy – Fontainebleau : environ 83 km et 1 h 10, à partir de 167 € en Standard.
- Gare de Lyon – Fontainebleau : environ 67 km et 55 minutes, à partir de 134 € en Standard.
Ces durées sont indicatives et s’entendent hors heures de pointe : prévoyez de la marge pour les arrivées en semaine, le matin et en fin d’après-midi.
Prévoir les déplacements sur place
Dîner dans un autre établissement, visite du château, escapade à Barbizon : pendant l’événement, la mise à disposition vous laisse un chauffeur à disposition, à l’heure ou à la journée. Elle démarre à partir de 78 € TTC de l’heure en Berline Premium et 96 € TTC en Van, avec un minimum de 2 heures et une remise de 5 % à partir de 7 heures.
Centraliser la facturation
Pour éviter les notes de frais éparpillées, notre offre Entreprises centralise les réservations de vos participants et de vos invités, avec une facturation simplifiée et un paiement différé possible.
Les erreurs à éviter
- Sous-estimer les heures de pointe : une arrivée à Orly un lundi à 8h n’a pas le même temps de route qu’un samedi après-midi.
- Oublier les retours : les départs se concentrent souvent en fin de séminaire, au même moment. Organisez-les en même temps que les arrivées.
- Négliger les bagages : valises, matériel de présentation, kakémonos : choisissez le véhicule en conséquence.
- Multiplier les interlocuteurs : un seul contact pour toutes les réservations évite les doublons et les oublis.
Notre check-list
- Liste des participants avec point et heure d’arrivée, numéro de vol ou de train.
- Regroupement des arrivées par créneau.
- Choix des véhicules selon le nombre de passagers et de bagages.
- Besoins sur place : dîners, visites, navettes entre sites.
- Retours : mêmes informations que pour les arrivées.
- Mode de facturation et contact référent.
Vous organisez un séminaire à Fontainebleau ? Découvrez notre page Fontainebleau ou appelez-nous au 01 86 64 11 35 : nous construisons le plan de déplacements avec vous.
